数字档案管理系统

一、产品概述

 档案管理工作作为信息产业的组成部分，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。随着自动化、社会信息化档案管理模式的深入发展，档案在企业的管理和发展过程中起着越来越重要的作用。企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中，由单纯的存放走向应用，使之更好地为企业管理服务。

二、产品功能介绍

个人首页

个人首页是用户登录系统后集中进行个人事务处理的专属空间。个人首页包括我的任务、我的应用、我的记录、我的订阅、我的收藏、档案推荐、统计报表、快捷查询、系统消息和个人设置等功能。用户可以自定义个人首页的板块设置和系统主题。通过个人首页，用户可以快速处理个人相关的任务、操作、数据等，大大提升系统使用效率。

​​​​​​档案整理

档案部门对接收的案卷和档案文件进行整理。系统按照全宗和门类管理案卷，通过生成档号、保存期限等，使得档案成为一个有序的体系。系统支持案卷拆分、合并，编号、编目，以及批量修改案卷和文件信息等。对整理好的案卷通过归档流程实现正式归档。按照内置的模板对实物档案的卷内目录、封面、背脊等进行打印。

1. 5. 固定资产项目档案

系统针对固定资产项目档案进行专门管理，按照基建、设备仪器等不同类型项目维护项目信息，设定归档范围，自动生成项目文件虚拟卷。由项目管理人员按照要求上传的各相关项目文件，提交后进行完整性审查。对检查齐全完整的固定资产项目档案经过归档流程正式归档。归档后档案数据纳入全集档案库。系统支持项目归档统计和按照项目对档案数据进行导出。

1. 型号产品档案

型号产品档案管理支持按照型号产品结构，设置归档要求，由产品、分系统、单机等研制人员按照预立虚拟卷要求挂接各类归档文件条目和原文。经过审批确认后形成型号产品案卷，移交到档案部门，实现产品档案归档。归档后档案数据纳入全集档案库。系统支持自动生成各类汇总表、文件目录、文件清单。

1. 档案库

系统对已归档的档案按照组织、全宗、门类、分类等形成全集档案库。用户按照权限可以浏览和查看档案库里的案卷和文件。系统支持按照案卷、文件分别查看，按照档案文件格式如文档、照片、视频、实物等分别查看。支持在分类下筛选和查询，以及对档案进行在线浏览。用户可以通过筛选条件定制若干面向业务领域的文档库、照片库、视频库、项目库、产品库等，在一定范围内进行共享。

1. 档案查询

为用户能快速、准确地查询到需要的档案，系统提供快速检索功能，用户通过输入关键词进行题名检索、目录检索和全文检索。同时，系统提供组合查询、精确查询、筛选查询、批量查询等高级查询功能。用户对查询到的有权限的档案可以在线浏览，没有浏览权限的可以加入借阅盒，或者直接发起借阅申请单。可以对感兴趣的档案进行收藏、推荐给其他人，或者添加到专题库。

1. 9. 库房管理

系统对实物档案库进行管理，按照库房、排架等对实物档案的入库、位置等信息进行管理，方便在线查询库存档案文件，快速定位存放位置，准确找到需要的档案。同时，系统支持按照年、月等对库房档案进行盘点，快速统计档案的类别、数量、位置等。

1. 11. 借阅管理

系统面向业务人员提供档案在线借阅管理功能。用户对自己准备借阅的档案文件添加到借阅盒，可同时借阅多个文件。系统支持通过借阅申请单对待借阅文件、借阅目的、借阅方式、借阅权限、借阅期限等进行设置，根据借阅文件密级不同，进行不同的审批流程。用户对借阅的文件可以在线浏览和在线归还。对纸质借阅文件进行借阅和归还登记。

1. 12. 表中心

系统通过报表中心对档案管理过程信息和档案数据资源状态进行统计和分析，帮助管理者和档案业务人员全面掌握企业的档案管理状态和档案资源状态。报表中心主要包括档案统计年报、档案门类统计、档案载体统计、档案利用统计、档案知识统计和日常工作量统计等。统计报表可以添加到个人首页、档案服务门户，以及导出到本地。

1. 14. 档案知识管理

系统支持对已归档的档案文件转化为知识，按照业务需求形成各类知识库。系统支持知识的手工转化和自动转化，支持对知识条目的审批和发布。系统按照知识库、知识地图、知识本体等方式对知识进行组织和展示。支持通过知识检索、知识推荐等快速查询到需要的知识等。

1. 15. 现行文件管理

现行文件管理是对受控后的产品研制技术文件进行管理，主要包括文件接收、文件制作、文件分发、文件销毁、文件管理和统计分析等功能。系统支持在线接收和离线接收等方式，获得现行文件，经过审核后进行打印、复制、晒蓝等，形成文件分发数据包。通过纸质分发和电子分发相结合的方式，把技术文件快速、准确地分发到相关单位和部门。系统支持对分发的文件进行回收和销毁，对所有技术文件通过多视图方式进行管理，支持文件的查询和统计。

1. 16. 档案交换共享

系统支持上下级单位之间进行档案数据的交换和共享。企业可以设置共享档案数据的范围，向其他单位开放进行跨单位查询和借阅。支持通过手工或者自动把特定范围内的档案条目或者档案条目和原文一起上报给上级单位。上级单位接收后存放在本级档案库中。档案交换共享促进了大型企业集团多单位档案数据的集中化管理和共享利用。

1. 17. 远程业务指导

系统对项目档案验收计划进行管理，帮助多级档案管理部门跟踪和开展项目档案验收工作。同时，对档案业务的专项工作进行管理，方便上级档案管理部门制定专项工作任务，下级档案馆（室）开展专项工作落实。系统支持单位之间的文件发送和接收，统筹管理多单位之间档案业务文件的收发和落实。

1. 18. 系统管理

系统管理是支撑系统配置、运行的基础平台，主要包括组织管理、用户管理、权限管理、数据建模、数据字典、系统参数、全宗管理、门类管理、水印管理、编码管理、系统日志和系统集成等功能，系统基于ASP+平台，支持微服务的开发、系统集成框架、大数据存储、系统安全性保障等。

三、产品建设规范

1. ►满足国家档案局企业数字档案馆（室）建设指南和系统测试办法
2. 系统严格按照国家档案局发布的《企业数字档案馆（室）建设指南》和《数字档案馆系统测试办法》开发，有利于帮助企业创建国家示范数字档案馆（室）。
3. ►突破若干核心关键技术，提升数字档案管理能力
4. 系统通过标准数据接口实现业务系统数据的在线归档。通过“四性”检测保证数据的真实性、完整性、可用性和安全性。通过OCR识别实现图片或单层PDF的文字识别和提取，从而实现全文检索。
5. ►面向业务人员开展档案数据归档和档案数据利用
6. 系统向科研生产和经营管理业务部门提供业务数据收集和积累，实现档案预立和移交。同时，根据业务部门需要定制各类文档库、照片库、视频库、专题库，以及虚拟展厅等，方便业务部门进行档案数据利用。
7. ►实现档案知识一体化管理
8. 系统在满足档案收集、整理、保存、利用的同时，可以实现档案数据向知识的转化。面向业务领域提供档案知识的组织、检索、推送等服务，为经营管理和科研生产提供知识服务。
9. ►严格的安全认证和分级保护
10. 系统依据《涉及国家秘密的信息系统分级保护技术要求》（BMB17-2006）和《涉及国家秘密的信息系统分级保护测评指南》（BMB22-2007）的安全保密要求进行设计开发，具备身份安全认证、密级保护、访问控制、三员管理、数据加密、安全审计和系统备份与恢复等功能。支持在国产化环境下部署和运行。
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