重要文件智能定位追踪管控信息系统 技术方案

1. 概述

现状分析

由于ZF单位近年重要文件收发数量大幅增长，且保密要求逐渐提高，为有效缓解管理人员和领导对重要文件的安全管理，规范过程管理，确保重要文件得到安全、及时、准确处理，现需配备一套重要文件智能定位追踪管控信息系统，进一步提升重要文件的管理现代化水平。

建设目标

通过本系统建设，实现对重要文件的静态管理和动态管控，及时发现、解决问题苗头和漏洞隐患，提高重要文件的安全管理水平和管理效率，拟达到以下目标：

（1）实现纸质文档从生成、保管、借出/归还、归档到回收全生命周期的信息化管理，提高纸质文档管理效率，做到责任分清；

（2）实现纸质文档集中保管环节的物理防护、权限控制、自动盘点核对外带授权管理。防止纸质文档被违规带离系统设定的管控区域，做到安全可控；

1. 1. 需求分析

目前，在重要文件的保存、借出/归还等环节的信息处理主要依靠手工录入，办理人员的工作量大，且容易出错。需要借助于信息化系统及自动识别技术，降低相关工作人的劳动强度，提高工作效率，同时提高信息的准确性，提升管理水平。需要规范重要文件保管，实现重要文件保管的安全管理、责任管理、动态节点管理。实现重要文件管理的不可抵赖性、借出归还责任分清、流转痕迹清晰，管理有据。

系统主要的功能需求可以概括为下内容：

（1）管控对象：本系统的管控对象主要是纸质公文；

（2）区域管理：本系统的管控区域主要是指安全增强RFID智能文件保存柜内部存放管控对象的区域。

（3）动态管控：实时对管控对象的在位情况进行监测，管控对象离开管控区域时须记录操作人、操作时间等信息。

（4）在线盘点：能够定期或即时对管控对象的在位情况进行在线自动盘点，并生成情况报表，盘点时间、范围可灵活设定。

（5）授权外出：在线过审批授权的情况下，管控对象可被带出管控区域，系统不告警，但应保留记录。

（6）管理方式：系统采用分布式管理方式，同时支持50个以上的用户终端；

（7）即时告警：发生管控对象失控、失踪、越界等情况，系统应在相应的用户终端上产生告警信息，告警延时应小于1秒。

（8）统计分析：系统可实现对管控对象的在位情况，安全状态、告警信息的智能化统计分析，并输出报表。

（9）可视化管理：系统操作、显示要求可视化。

2. 设计方案
   1. 系统架构

系统主要通过一套专用管理软件实现重要文件全生命周期内各关键节点操作的信息化，在提高重要文件流转效率的同时，实现安全审计及行为留痕。在重要文件上粘贴专用RFID标签，通过安全增强RFID智能文件保存柜实现在重要文件保存过程的自动识别及自动盘点，使管理员可以及时发现数量异常、违规过夜等情况，实现重要文件的安全管控。

整个系统大致分为三层，如下图所示：

其中各层的介绍说明如下：

1.业务应用层：包括重要文件管理，主要利用RFID自动盘点实现文档从生成到存档回收，办公用品领用、归还各关键环节的安全管控；统计报表，用于总览全局重要文件情况；系统管理，如三权分立、操作日志等；设备管理，如保存柜管理、RFID读卡器管理等。

2.物联设备层：包括智能RFID文件保存柜、RFID读卡器、RFID打印机等，其中核心物联设备为安全增强RFID智能文件保存柜，具备自动盘点功能，每次开启时记录用户工卡或指静脉信息，关闭时自动盘点设备内的物品数量，通过对比开启前后的列表，得到“谁在什么时间存入/取出什么文档”，进而确定相应责任人。

3.基础设施层：包括基础网络设备及系统所需的数据库、服务器等，以支撑整个系统。

1. 2. 网络架构

系统由管理软件、安全增强RFID智能文件保存柜、RFID读卡器、RFID打印机、RFID标签及相关读写设备组成。其中安全增强RFID智能文件保存柜通过以太网与管理系统连接，RFID读卡器与RFID打印机通过USB接口与管理客户端电脑连接。

系统的网络架构如下图所示：

在整个管控周期内都通过RFID标签作为其唯一的身份进行自动识别，包括物品的生成、保存、借用与归还、归档、回收等过程。在实现物品自动识别的同时，通过流转管理软件可对各环节所识别到的重要文件进行记录管理，做到全程留痕。在重要文件的保管环节，系统采用安全增强RFID智能文件保存柜实现对重要文件的自动盘点、存/取记录及安全管控。

3. 产品介绍

重要文件智能定位追踪管控信息系统主要用于重要纸质文件的动态监控管理。通过服务端和智能终端设备对文件的借阅、流转审阅、存放、归还等等进行了全生命周期的动态监控、追踪、定位。服务端的信息采集能够使管理部门对文件的监控做到全智能化、动态化追踪和定位；智能终端设备的部署应用可以确保文件在审阅、借阅、暂存过程中安全存放，避免因人为疏忽而导致文件内容外泄事件发生。智能终端具有较强的物理防破坏能力、实时的盘点能力，以及严密的身份认证机制，确保非认证人员窃取相关文件。

核心功能

• 实现重要文件的追踪和定位，能够精准定位重要文件等所在位置；
• 实现管理部门对重要文件的动态监控；
• 通过终端设备实现重要文件和责任人精准匹配和定位；
• 通过终端定时盘点、提醒等功能规范重要文件的存放管理，避免因人为疏忽而导致重要文件的外泄；
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